Quelles sont les qualités d’une assistante virtuelle ?

L’assistante virtuelle est souvent recrutée par les chefs d’entreprise débordés en raison de sa polyvalence. Quand il s’agit de confier une partie de son entreprise à un personnel à distance, il est impératif de s’assurer que cette personne possède les capacités pour accomplir ses missions.

Focus sur les qualités d’une assistante en ligne

De prime abord, la formation est une des qualités indispensables d’une assistante virtuelle. Il s’agit en effet d’une personne qui tient un rôle de secrétaire et de consultant dans plusieurs domaines. Pour réaliser les prestations qui peuvent être confiées à une assistante à distance, celle-ci devra justifier d’une formation ou d’une expérience réussie dans son activité. Puis, elle doit être flexible aux horaires. À noter que ce métier a une portée internationale. Il se peut que les entrepreneurs se trouvent dans différents fuseaux horaires. L’assistante en ligne pourra ainsi être amenée à travailler tôt le matin ou très tard le soir. En tout cas, il faut qu’elle s’adapte aux horaires qui conviennent aux clients. Ensuite, la disponibilité fait aussi partie des qualités d’une bonne assistante virtuelle. Elle doit ainsi rester joignable pendant les heures de travail afin de fluidifier la collaboration.

Puisqu’elle sera souvent amenée à travailler à domicile, l’assistante virtuelle peut parfois se perdre dans toutes les tâches en cas de manque d’organisation. Il est donc impératif qu’elle soit en mesure de bien aménager son espace et de bien programmer son travail. Un grand sens de l’organisation est alors indispensable. Aussi, une bonne assistante virtuelle a une excellente capacité d’écoute. En effet, certaines instructions risquent d’être mal interprétées si la personne n’est pas attentive. De même, il faut qu’elle soit capable de fournir des rapports réguliers de son activité. C’est nécessaire afin de réaliser le suivi de l’avancement du projet. Enfin, l’assistante virtuelle doit faire preuve de discrétion. Dans certains cas, des missions contenant des données confidentielles lui sont attribuées. Il est crucial qu’elle respecte cette confidentialité afin d’assurer la réputation de l’entreprise et celle du dirigeant.

Quelques compétences d’une assistante virtuelle

En tant qu’assistante en ligne, elle doit maîtriser le domaine des réseaux sociaux et toutes les plateformes impliquées pour connaître les indicateurs de performance et mettre en place des stratégies efficaces. Ainsi, elle doit disposer d’une bonne compétence en community manager. Bien sûr, le secrétariat à distance doit aussi faire partie de ses compétences. En fonction des besoins de l’entreprise, elle peut faire du télésecrétariat, s’occuper de l’administration ou du standard téléphonique. Pour mener à bien son métier, les connaissances des outils Microsoft Office et outils internet sont élémentaires.

Comme il s’agit d’un personnel polyvalent, le chef d’entreprise peut lui confier des missions liées à la comptabilité. Sa compétence en assistant comptable en ligne lui permet en effet de prendre en charge la gestion des taxes, la préparation des bilans et des comptes de résultats, etc. Il n’y a pas que ça, dans son travail, elle peut être recrutée pour faire du sourcing de personnel, du webmarketing, de la rédaction web et autres missions dans le domaine du digital.